البحار

إدارة الوقت

كتب المقال بواسطة: خلدون عياصره  أخر تحديث على المقال: 00:00:00, 19 أغسطس 2020



المحتويات


 

تعريف إدارة الوقت

تعرف إدارة الوقت بأنها عملية التنظيم والتخطيط لمعرفة كيفية تقسيم الوقت بين أنشطة معينة، وتتيح الإدارة الجيدة للوقت العمل بصورة أسهل وأكثر ذكاء بحيث يمكن إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل وحتى عندما يكون الوقت ضيقًا والضغوط عالية، والفشل في إدارة الوقت يضر بفعالية العمل ويسبب التوتر، وتشير إدارة الوقت كذلك إلى الطريقة التي تنظم بها وتخطط للمدة التي تُقضى في أنشطة معينة.


يعاني الكثير من الناس عدم وجزد وقت كافٍ في اليوم لإنجاز الأعمال اللازمة، وفي المقابل يمكن لبعض الأشخاص إنجاز الكثير من الأعمال في نفس المدة، والسبب في ذلك يرجع إلى إدارة الوقت بصورة جيدة، فمن خلال استخدام تقنيات إدارة الوقت والتي من خلالها يمكن تحسين القدرة على العمل بصورة أكثر فعالية حتى عندما يكون الوقت ضيقًا والضغوط عالية، ويُشار إلى أن الإدارة الجيدة للوقت تتطلب تحولًا هامًا في التركيز من الأنشطة إلى النتائج، ومن الممكن أن يتسبب تقسيم التركيز بين العديد من المهام المختلفة من غير وجود تنظيم لهذه الاعمال بُطأً في الأعمال المنجزة من حيث الكمية والنوعية، وهنا تتيح الإدارة الجيدة للوقت العمل بصورة أكثر ذكاءً من أجل إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل.[1]



الفوائد ونتائج فشل إدارة الوقت

تتضمن الفوائد ونتائج الفشل المترتية على إدارة الوقت على:[1]


'فوائد إدارة الوقت'

إن قضاء بعض الوقت في التعرف على تقنيات إدارة الوقت سيكون له فوائد كبيرة خلال الحياة المهنية، وعلى الرغم من أنه قد يبدو من غير المهم تكريس وقت ثمين للتعلم حول إدارة الوقت بدلاً من استخدامه لمواصلة العمل، إلا أن الفوائد كبيرة وكثيرة، منها:


- إنتاجية وكفاءة أكبر.

- سمعة مهنية أفضل.

- ضغط اقل .

- زيادة فرص التقدم.

- فرص أكبر لتحقيق الأهداف الحياتية والمهنية الهامة.


'نتائج الفشل في إدارة الوقت'

يمكن أن يكون للفشل في إدارة الوقت بفعالية بعض النتائج غير المرغوب فيها، وتشمل على:


- عدم الالتزام بالمواعيد المحدده.

- تدفق عمل غير فعال.

- جودة عمل سيئة.

- سمعة مهنية سيئة وفشل في النشاط التجاري.

- مستويات ضغط أعلى.



نتائج استخدام تقنيات إدارة الوقت

تتمثل نتائج استخدام تقنيات إدارة الوقت في:[2]


- التقليل والتخفيف من الإجهاد: إن وضع جدول مهام واتباعه يقلل من القلق من خلال التحقق من العناصر في قائمة "المهام" المطلوب انجازها، كما وتمكن تقنيات إدارة الوقت من رؤية ومتابعة التقدم في الإنجاز، ويساعد هذا على تجنب الشعور بالتوتر والقلق بشأن تحديد نسبة الإنجاز في الأعمال.

- كسب المزيد من الوقت: تمنح إدارة الوقت الجيد وقتًا إضافيًا لإنجاز الأعمال، وكذلك يتمتع الأشخاص الذين يمكنهم إدارة الوقت بفاعلية بالمزيد من الوقت لقضائه في الهوايات أو الأنشطة الشخصية الأخرى.

- كسب المزيد من الفرص: إدارة الوقت بصورة جيدة يؤدي إلى توفير المزيد من الفرص وتقليل الوقت الضائع في الأنشطة غير الضرورية، ومهارات إدارة الوقت الجيدة هي من المتطلبات الأساسية التي يبحث عنها أصحاب العمل، حيث إن القدرة على تحديد أولويات العمل وجدولته أمر مرغوب فيه للغاية لأي منظمة.

- القدرة على تحقيق الأهداف: الأفراد الذين يديرون وقتهم بصورة جيدة قادرون على تحقيق الأهداف والغايات بصورة أفضل وبفترة زمنية أقصر.



كيفية تحسين مهارات إدارة الوقت

تتطلب القدرة على تحسين مهارات إدارة الوقت التركيز والغوص العميق في مستويات المهارات، ويُشار إلى أنه يوجد ثلاث خطوات يمكن اتخاذها لتعزيز القدرة على إدارة الوقت، وهي:[3]


- بناء وعي ذاتي دقيق لمهارات إدارة الوقت، ويمكن تحقيق ذلك باستخدام تقييمات موضوعية مثل التحفيز الدقيق، أو طلب التغذية الراجعة من الآخرين مثل الأقران أو المدراء، أو إنشاء خط أساس للسلوكيات التي يتم على أساسها تحسينات القياس.

- بناء علاقة بين المهارات الشخصية والقدرة على إدارة الوقت مثل تعدد المهام أو أن يكون المرء استباقيًا، ولكن يجب التذكر دائمًا أن المهارات، وليست الشخصية، هي أكثر السمات مرونة من أجل تحسين الذات.

- تحديد المهارة اللازم تحسينها وتحديد أولوياتها، والنقطة الأساسية هنا هي إعطاء الأولوية لتطوير المهارات مع التركيز على أكثر المهارات إلحاحًا أولاً ثم الانتقال إلى المرحلة التالية.



مصفوفة الأولية في إنجاز الأعمال

في حال تزايد المهام باستمرار فمن الأفضل التفكير باستخدام مصفوفة الأولوية، ولكن يجب في البداية الإجابة عن الأسئلة التالية:[4]


- السؤال:أي من المهام يجب فعلها خلال الـ 48 ساعة القادمة؟

- الجواب: المهام العاجلة.


- السؤال: ما المهام الأكثر أهمية من المهام العاجلة؟

- الجواب: من المهم إدراج المهام بالترتيب بدلاً من منحها تمييزًا "مهمًا / غير مهم" بصورة مطلقة.


- السؤال: من بين المهام غير العاجلة، أيها أكثر أهمية؟

- الجواب: مرة أخرى، من الجيد إدراجها بالترتيب بدلاً من منحها تمييزًا مطلقًا.


الآن يمكن استخدام إجابات الأسئلة السابقة لكتابة المهام في مربعات في مصفوفة الأولوية باتباع هذه القواعد:

- يجب ألا يحتوي كل صندوق على أكثر من سبع أو ثماني مهام.

- ابدأ بمربع "افعل الآن".

- عدم تأجيل الأمور الملحة أو المهمة لمجرد أنها صعبة التنفذ، فلن تُصبح أسها مع التسويف والتأجيل.

- تفويض المهام العاجلة ولكنها أسهل / أقل أهمية.

- تأجيل المهام غير العاجلة وغير المهمة.

- أخيرًا باشر بالعمل، وابدأ بقائمة "افعل الآن"، وعند الانتهاء يمكن الانتقال إلى العمل أو المهام المجدولة.

- في حال وجود المزيد من المهام التي يمكن إدارتها في أي ربع، فيجب عمل ما يلي: 

* القيام ببعض.

* تفويض بعض.

* التخلص من البعض.




من الواجب التذكر دائمًا أن تحسين مهارات إدارة الوقت تُساعد على جعل المرء عاملاً أفضل وتعطيه القدرة على التركيز بصورة كاملة خلال اليوم وذلك من خلال التنظيم وتحديد الأهداف وترتيب أولويات قائمة المهام، ويجب التذكر أيضًا أن الحفاظ على الصحة هي المقصد الأول، ولذلك في حال وجود الكثير للقيام به من أعمال ومهام فلا يجب أن يمنع ذلك من القيام ببعض التمارين الرياضية، حيث إن المشي لمدة 10 دقائق أو تخصيص وقت لتناول الطعام مهم جدًا، ولذا يجب عدم تجاهل الصحة الجسدية أو العقلية لصالح إنجاز أنشطة أكثر.




  

المراجع

[1]mindtools

[2]corporatefinanceinstitute 

[3]hbr 

[4]skillsyouneed



عدد المشاهدات 1873


Top

بحث  


Top